TIETOSUOJASELOSTE / REKISTERISELOSTE

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja tietosuojalaki. Tämä seloste koskee yhdistyksen jäsenrekisteriä ja sidosryhmärekisteriä.

1.    Rekisterinpitäjä

Hiljaisuuden Ystävät ry

Y-tunnus  1440996-6

Tikkupolku 1, 49460 Hamina

toimisto@hiljaisuudenystavat.fi +358 40 031 8456

Etusivu

2.  Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Juha Tanska

toiminnanjohtaja

juha.tanska@hiljaisuudenystavat.fi  

+ 358 400 555 117

3.    Rekisterin nimi

Hiljaisuuden Ystävät ry:n jäsenrekisteri ja yhdistyksen sidosryhmärekisterit

Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1. Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka yhdistyksen ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Jäsenyyksien ylläpito
• Sähköinen jäsenviestintä
• Hiljaisuuden Ystävät -lehden postitus
• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
• Tutkimus ja tilastointi

3.2. Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
• Sisällöt ja niiden personointi
• Tutkimus ja tilastointi
• Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi

3.3. Retriitinohjaajarekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja yhdistyksen välillä solmitun sopimuksen, taikka yhdistyksen ja rekisteröidyn välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on henkilötietojen käsittely sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä; tai rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

• Retriitinohjaajakoulutuksen suorittamisen todistaminen asianomaiselle tai kolmannelle osapuolelle asianomaisen luvalla ja pyynnöstä
• Retriitinohjaajatoiveen välittäminen asianosaiselle kolmannen osapuolen pyynnöstä
• Jatkokoulutuksen ja muun retriitinohjaukseen liittyvän toiminnan sekä palvelujen tarjoaminen ja markkinointi
• Tutkimus ja tilastointi

3.4. Kristittyjen hengellisten ohjaajien jäsenrekisteri

• Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä kotipaikkakunta.
• Kirkon tai seurakunnan jäsenyys.
• Hengelliseen ohjaukseen valmentava kokemus ja koulutus. (tieto säilytetään puoli vuotta)
• Toiminta ohjaajana. (tieto säilytetään puoli vuotta)
• Onko henkilö ignatiaaninen ohjaaja.
• Sitoutuminen verkoston hakukaavakkeessa esiteltyyn hengellisen ohjauksen määrittelyyn ja tavoitteeseen.
• Halukkuus liittyä hengellisten ohjaajien WhatsApp -ryhmään

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tietoja käsitellään yhdistyslain (503/1989) 11 §:n velvoitteiden täyttämiseksi, jäsenasioiden hoitamiseksi, jäsenmaksujen laskutukseen, yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen sekä toiminnan suunnitteluun jatilastointiin.

Käsittelyn oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite (Yhdistyslaki) sekä rekisteröidyn suostumus tai sopimussuhde (jäsenyys).

4.1. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisteriin merkityn jäsenyyden, asiakassuhteen tai muu henkilötietojen käsittelyperusteen päättyessä tämän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan kohtuullisen ajan kuluessa sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

 5.  Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa jäsenistä seuraavat tiedot:

• Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka
• Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohta
• Jäsenlaji (esim. varsinainen jäsen)
• Tieto jäsenmaksujen suorittamisesta

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään säännönmukaisesti jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä (esim.verkkolomakkeella tai paperisella lomakkeella) sekä jäsenyyden aikana jäsenen tekemistä ilmoituksista. Tietoja voidaan päivittää tai poistaa jäsenen toivomuksesta tai kun toiminta hengellisenä ohjaajana on päättynyt.

6.1. Jäsenrekisteri

Rekisterin tiedot saadaan:

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
• rekisterinkäsittelijän tai hänen valtuuttamansa henkilön syöttäminä jäsenen pyynnöstä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

6.2. Asiakasrekisteri

Rekisterin tiedot saadaan:

• rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
• yhdistyksen jäsenrekisteristä,
• yhdistyksen käyttämän verkkokaupan, palveluntarjoajan tai jälleenmyyjän toiminnan tuloksena,
• erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

6.3. Retriitinohjaajarekisteri

Rekisterin tiedot saadaan:

• jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
• rekisterinkäsittelijän tai hänen valtuuttamansa henkilön syöttäminä jäsenen pyynnöstä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

6.4.Kristittyjen hengellisten ohjaajien jäsenrekisteri

Rekisterin tiedot saadaan:

• Jäseniltä itseltään jäseneksi liittymiskaavakkeella. Tietoja voidaan päivittää tai poistaa jäsenen toivomuksesta tai kun toiminta hengellisenä ohjaajana on päättynyt.

7.  Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopantalousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteutuksen vuoksi (esim. palvelintoimittaja) välttämätöntä, jolloin huolehditaan riittävästä tietosuojan tasosta sopimusteitse.

8.  Rekisterin suojauksen periaatteet

1. Manuaalinen aineisto: Paperiset asiakirjat säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain siihenoikeutetuilla henkilöillä.
2. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot: Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella. Pääsy tietoihin on vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä (esim. hallituksen jäsenet), jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksin, salasanoin ja tarvittaessa kaksivaiheisella tunnistautumisella.

8.1 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
• Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa yhdistyksen yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

9.  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot
• Vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista
• Vaatia tietojensa poistamista (huomioiden yhdistyslain lakisääteiset velvoitteet)
• Vastustaa tai rajoittaa tietojensa käsittelyä tietosuojalainsäädännön mukaisesti
• Peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin käsittely perustuusuostumukseen Pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle tai sähköpostitse osoitteeseen toimisto@hiljaisuudenystavat.fi

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.